Aufbau
Dieses Handbuch haben wir in vier große Themengebiete unterteilt:
Im ersten Bereich Versionen haben wir die Änderungen in der jeweiligen Version beschrieben. Somit können versierte Nutzer nach einem Update schnell alle Änderungen erfassen und müssen nicht in den eigentlichen Themenbereichen nachschlagen, wie die neuen Funktionen anzuwenden sind. Dennoch sortieren wir die Neuerungen auch den bestehen Themenbereichen zu. Dies ist im Text durch Ab Version x.x.x kenntlich gemacht. Dieses Handbuch startet mit Version 1.7, aber ältere Ausführungen bleiben weiterhin verfügbar.
Das zweite Thema Installation befasst sich mit den Installationsarten der Heilpraxis, sowohl als Einzelplatz, wie auch die Netzwerkinstallation, sowie die Installation der verschiedenen Datenbankmanager. Vor der Installation ist es hilfreich, sich damit auseinanderzusetzen, welche Installationsart angewendet (und lizenziert) werden soll. Ebenso welcher Datenbankmanager in welcher Version zum Einsatz kommen soll. Hier hilft natürlich der Support gerne weiter, denn diese Entscheidung hat nicht unwesentlich Einfluss auf die spätere Nutzung. Wir bieten allen Kunden (auch ohne Update- & Supportvertrag) per Fernwartung einen kostenlosen Installationsservice nach vorheriger Terminabsprache, melden Sie sich dazu bitte im Support.
Die Voreinstellungen der Heilpraxis beschäftigen sich mit einstellbaren Optionen, die oftmals nur einmal zu Beginn der Nutzung eingegeben werden, wie z. B. die Praxisdaten, Zahlungsfristen, Bedienweisen, etc.. Diese sind in den Optionen erreichbar und bleiben i. d. R. auch später editierbar.
In den Hilfethemen wird die Nutzung des Programms erläutert und ist unterteilt in
Innerhalb der allgemeinen Bedienung wird erläutert, wie der generelle Umgang mit der RoCas Heilpraxis gestaltet ist, der sich wie ein roter Faden durch die Untermenüs der Heilpraxis zieht. Die Bedienweise der Multifunktionsleiste (Ribbon Bar) ist kontextsensitiv und angelehnt an moderne Officeprodukte, sie stellt das Hauptbedienelement dieser Software dar. Da viele Nutzer mit einer Multifunktionsleiste aus Officeprodukten vertraut sind, ist die Oberfläche der Heilpraxis für die meisten intuitiv bedienbar bzw. schnell erlernbar.
Im Schnelleinstieg werden möglichst einfach und kurz wichtige Funktionen erläutert. Dies spiegelt nicht den kompletten Funktionsumfang des Programms wieder. Dieser dient dazu, dem Nutzer den Einstieg in die Software möglichst schnell zu ermöglichen. In diesem Zusammenhang möchten wir auch auf die Videotutorials auf unserer Webseite aufmerksam machen.
Die Videos werden am Anfang eines Themas durch diese Grafik kenntlich gemacht:
Lesen Sie ein Format, dass Verlinkungen zulässt, so können Sie auf dieses Bild klicken und werden automatisch auf das passende Video auf unserer Webseite geleitet.
Reiter der Hauptansicht erläutert die Menüpunkte auf der Multifunktionsleiste (Ribbon Bar) der Heilpraxis, sie stellt das zentrale Bedienelement der Heilpraxis dar und kann besonders übersichtlich die vielen Funktionen offerieren, sie reagiert dabei darauf, was der Nutzer angeklickt hat und kategorisiert die einzelnen Funktionsbereiche in die vier Hauptthemen
Durch diese Unterteilung der verschiedenen Aufgabenbereiche der Software konnten wir trotz komplexer Funktionalität die Nutzeroberfläche aufgeräumt gestalten und die Auffindbarkeit der Menüs und Funktionen optimieren. Innerhalb des Handbuches haben wir die Reihenfolge der Themen anhand der Darstellung der Software übernommen und gehen so Schritt für Schritt durch das Programm.
Wichtige Ausdrücke und Anmerkungen, sowie Programmfunktionen werden im Text farblich hervorgehoben. Wir haben darauf geachtet, für die Erklärungen möglichst einheitliche und treffende Begrifflichkeiten zu wählen und diese auch innerhalb des Programms gleich zu benennen, ebenso bei gleicher Funktionalität identische Grafiken für die Bedienelemente zu wählen. Häufig genannte Begriffe sind Z. B. Patienteneditor, damit ist das Eingabemenü zum Patienten gemeint in Abgrenzung zur Patientenliste, dies ist die Übersichtstabelle aller Patienten. Dies ist ebenso in den Rechnungen. Der Rechnungseditor ist das Eingabemenü, die Rechnungsliste, die Übersichtstabelle aller Rechnungen.
Ein Beispiel für eine häufig verwendete Button - Grafik ist ein weißes Blatt 
, für die Anlage eines neuen Datensatzes (In Anlehnung an moderne Office Systeme, Menüpunkt Neu).
In Screenshots haben wir wichtige Elemente rot umrandet 
, kommen mehrere Markierungen in einem Screenshot vor, haben wir auch blau und grün verwendet.
Wenn wir im Text RoCas->Datenbank->Sichern angeben, dann ist der Klick auf das jeweilige, gleich benannte Menü gemeint. Untermenüpunkte können evtl. erst dann sichtbar werden, wenn der vorherige Klick ausgeführt wurde.
Blauer, unterstrichener Text bedeutet, dass hier ein Link verknüpft ist, der häufig auf ein anderes Kapitel in der Online-Hilfe verweist, oder wie hier, auf die Produktwebseite www.rocas-heilpraxis.de.