Neu in Version 1.6.1
Eine Anforderung der EU Datenschutzgrundverordnung (gültig ab 25.05.2018) ist die Auskunftspflicht bzgl. gespeicherter, personenbezogener Daten. In Bezug zum Patienten finden Sie nun neben dem Patientenstammblatt auch die Patientendatenauskunft, Sie erreichen dies, indem Sie innerhalb der Patientenliste, nach Auswahl des Patienten (diese Zeile wird gelb/orange markiert) auf das Druckmenü klicken und Patientendatenauskunft auswählen.
Sie kommen nun in die Druckvorschau, in der Sie wie gewohnt unter anderem die Möglichkeit haben, zu drucken, oder als PDF Datei zu speichern. Bitte versenden Sie diese Auskunft, selbst wenn der Patient (Therapeut, bei der Therapeutendatenauskunft) es wünscht, nicht unverschlüsselt per Mail. Vor allem dann nicht, wenn der Mailanbieter außerhalb der EU agiert. Zu diesen Diensten gehören unter anderem @gmail.com, @outlook.com, @mail.com, @yahoo.com, usw., denn damit hätten Sie eine unverschlüsselte Übermittlung von Patientendaten in Drittstaaten. Generell, auch bei deutschen Diensten wie @gmx.de, @web.de, @t-online.de, usw. ist eine unverschlüsselte Mail keine vertrauenswürdige oder sichere Datenübermittlung, sie ist eher mit einer elektronischen Postkarte zu vergleichen. Die Domainendung *.de heißt nicht zwangsläufig, dass alle Daten nur in Deutschland oder der EU gespeichert werden. (Nutzen Sie bitte auch keine Clouddienste für Datensicherungen der RoCas Heilpraxis, die außerhalb der EU liegen und zu denen keine entsprechende Zertifizierung und ADVV vorliegt, wie z. B. Dropbox, oder OneDrive unter Windows 10 und verschlüsseln Sie unbedingt die Daten zuvor. Weitere Informationen, wie Sie Daten verschlüsseln können, kann Ihnen der Support geben.)
Patientendatenauskunft (fiktive Beispieldaten):
Die Datenauskunft bzgl. des Therapeuten finden Sie in der Therapeutenliste im Druckmenü unter Therapeutendatenauskunft. Diese weicht etwas von der Therapeuteninformation ab.
Im Verfahrensverzeichnis wird u. a. festgehalten, welche Daten nach welchem Zeitintervall anonymisiert werden. Dieses Verfahrensverzeichnis sollte jeder anlegen, der mit persönlichen Daten arbeitet, also auch jeder Nutzer der RoCas Heilpraxis, denn sobald Sie Patienten oder Therapeutendaten anlegen, verarbeiten Sie persönliche Daten. Die hier angegebenen Zeitintervalle und Löschfristen beziehen sich ausschließlich auf die Software RoCas Heilpraxis innerhalb des normalen Anwendungsbereichs (Privatliquidation und Praxisverwaltung innerhalb der EU). Sollten Sie weitere Daten vorhalten (z. B. Kartei in Papierform) muss auch das Verfahrensverzeichnis dementsprechend erweitert werden. Im Verfahrensverzeichnis müssen alle Prozesse in denen persönliche Daten verarbeitet, bzw. gespeichert werden, abgebildet sein. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang auch die sichere Aufbewahrung von Backups und deren Löschung.
Mindestaufbewahrung: 10 Jahre, Maximalaufbewahrung: 10 Jahre
(außer bei Schadensersatzansprüchen, siehe § 197, Abs. 1 Nr. 1 BGB, bzw. § 199, Abs. 2 BGB bis zu 30 Jahren, dies muss bei Aktivierung der Löschabfrage manuell für diesen Patienten eingegeben werden)
Mindestaufbewahrung: 10 Jahre, Maximalaufbewahrung: 10 Jahre
ausgehend vom Jahresende, also der 31.12. des zehnten Jahres
Mindestaufbewahrung: keine, Maximalaufbewahrung: 3 Monate
(außer bei berechtigtem Interesse der längeren Aufbewahrung, dies muss bei Aktivierung der Löschabfrage manuell für diesen Patienten eingegeben werden)
Mindestaufbewahrung: 10 Jahre, Maximalaufbewahrung: 10 Jahre
Mindestaufbewahrung: keine, Maximalaufbewahrung: 3 Monate
(dies gilt nur für die in dieser Software erfassten Daten, unabhängig von Gehaltsabrechnungen und anderen Arbeitsdokumenten)
Sollten für Ihre Praxis andere gesetzliche Löschfristen gelten (z. B. weil Sie die Software in der Schweiz anwenden), oder sich die gesetzlichen Vorgaben ändern, so kann der Support diese für Sie in der Software ändern.
Die Löschabfrage (bzw. Anonymisierung) wird einmal jährlich automatisch aktiviert und geht in der Zeitberechnung immer vom 01.01. des laufenden Jahres aus. Sie haben jedoch die Möglichkeit, diese Abfrage auch in geringeren Zeitabständen von drei bzw. sechs Monaten ausführen zu lassen. Dies ist im Dropdown Menü Überprüfung einstellbar. Sie finden diesen Dialog in RoCas->Optionen->Datenbank->DSGVO.
In der Spalte Min und Max Frist sehen Sie die Anzahl der Tage. Die Spalte JE sorgt dafür, dass der Wert bezogen auf des Jahresende kalkuliert wird, denn der Betriebsprüfer darf auch das zehnte Jahr als komplettes Geschäftsjahr prüfen.
Die Löschfunktion kann aber jederzeit auch manuell ausgelöst werden, klicken Sie dazu auf RoCas->Datenbank->Prüfe Löschfristen.
Bitte vergessen Sie in diesem Zusammenhang nicht, dass die Löschfristen keineswegs die einzigen Daten sind, die in das Verfahrensverzeichnis aufgenommen werden müssen.
Weitere Daten sind z. B.:
Nach Durchlauf der Anonymisierungsfunktion sehen Sie eine Liste aller Daten, die gelöscht werden sollten (sind keine zu löschenden Daten da, sehen Sie den Dialog nicht). Wie Sie bereits bei den Löschfristen gesehen haben, kann es Gründe für eine längere Aufbewahrung geben. Zu diesem Zweck können Sie auf das Icon des zu löschenden Datensatzes klicken 
, so dass das Icon nicht mehr durchgestrichen 
ist. Die Datensätze der Patienten und Therapeuten sind zu diesem Zweck nach dem Alphabet (Nachname, Vorname) sortiert.
Per Rechtsklick stehen Ihnen folgende weitere Menüpunkte zur Verfügung, dabei bezieht sich "alle" auf diejenigen bereits ausgewählten, deren Max Aufbewahrungsfrist bereits erreicht ist und die somit im Dialog angezeigt werden.
Sobald Sie dies mit OK bestätigen, erhalten Sie noch eine Sicherheitsabfrage, denn die Daten werden unwiederbringlich überschrieben.
Die Anonymisierung von 1000 Patienten auf einem aktuellen Rechner bei lokaler Installation kann etwa fünf Minuten in Anspruch nehmen. In dieser Zeit sollten keine Datenbankzugriffe, auch nicht von Netzwerkversionen, auf die Datenbank erfolgen. Sie erkennen den Bearbeitungsfortschritt am Bearbeitungsanzeigebalken. Dieser erscheint am unteren Rand des Löschdialoges und wird prozentual hoch gerechnet.
Die Patienteneingabemaske wurde um die Aufbewahrungsfristen erweitert und etwas vergrößert. Die Korrespondenz wurde auf die linke Seite übernommen und die Aufbewahrungsfristen Min und Max unter die anderen Datumsangaben gesetzt.
Nach der ersten Kalkulation der Aufbewahrungsfristen werden die Felder mit den entsprechenden Daten gefüllt. Bei Anwendung dieser Abfrage ist es wichtig, dass keine Zugriffe auf die Datenbank erfolgen, besonders keine Speicherungen der Patienten- bzw. Rechnungsdaten von angeschlossenen Netzwerkversionen. Dies wird Sie aber kaum beeinträchtigen, da dieser Algorithmus, je nach Größe der Datenbank und Geschwindigkeit des Rechners, wenige Sekunden bis maximal 2 Minuten in Anspruch nimmt und nur einmalig für die Kalkulation der Altdaten benötigt wird. Bei neu angelegten Patienten ist die Max Aufbewahrungsfrist automatisch auf 3 Monate gesetzt. Diese erhöht sich sofort auf 10 Jahre, sobald ein Karteieintrag angelegt, oder eine Rechnung gedruckt wird, ausgehend vom Bearbeitungs- bzw. Buchungsdatum und wird mit jeder neuen Rechnung, bzw. Karteieintrag aktualisiert.
Bitte denken Sie daran, dass die Ausführung der Löschabfrage für jeden Mandanten mit realen Daten zu erfolgen hat, da diese sich immer auf die aktive Datenbank bezieht.
Sobald der Algorithmus einen Patienten gefunden hat, dessen Max Aufbewahrungsfrist erreicht ist und Sie den Dialog bestätigen, dass diese Daten anonymisiert werden können, wird der Patient auf inaktiv gesetzt, dass heißt erst einmal, dass Sie ihn nicht mehr in der Datenbank sehen. Des weiteren wird die Kennung mit DSGVO überschrieben und alle persönlichen Daten wie Vorname, Name, Adresse, Telefonnummer, Mailadresse, usw. werden mit dem Rautezeichen # überschrieben. Die Patienten ID und die Rechnungs ID bleiben für statistische Werte erhalten.
Hier haben wir mal die anonymisierten Patienten wieder eingeblendet:
Sie können das, indem Sie auf RoCas-> Optionen->Patienten klicken und das Häkchen bei Gelöschte Patienten in der Patientenliste anzeigen setzen.
Ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag ist notwendig bei Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von personenbezogenen Daten durch einen Dienstleister auf Weisung des Auftraggebers. Auch dieser ist nicht völlig neu und war bereits Bestandteil des BDSG. In Bezug auf die Nutzung der RoCas Heilpraxis ist ein solcher Vertrag nicht nötig, da die RoCas Heilpraxis das Werkzeug ist, mit dem Sie diese Daten verarbeiten.
Innerhalb des Supports und der technischen Unterstützung bei Softwareproblemen handelt es sich um eine Auftragsdatenverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, sobald diese mittels "Fernwartungssoftware" erbracht wird. Dazu bieten wir allen Kunden einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag an, auch, wenn es in den meisten Fällen nur um die Möglichkeit der Wahrnehmung dieser Daten während der Sitzung geht. Support per Fernwartung ohne geschlossenen Vertrag müssen wir dementsprechend ablehnen, da dies erhebliche Strafen, auch für Kleinunternehmer nach sich ziehen kann, wie heise berichtet.
Denken Sie innerhalb des Vertrages daran, im betroffenen Personenkreis auch Mitarbeiter einzutragen, die mit uns in Ihrem Sinne Kontakt aufnehmen dürfen, dies können auch externe Dienstleister, oder Verwandte sein, die sich vor Ort um Ihre IT kümmern.
Sie haben noch keinen Vertrag von uns erhalten? Dann melden Sie sich bitte im Support.
Die Datensicherung konnten wir um das 20fache beschleunigen, dennoch werden tatsächlich alle Daten gespeichert. Sie können das durch den Vergleich der Dateigröße überprüfen. Hier kann man nun in Anbetracht der Zeitersparnis darüber nachdenken, das Intervall der Sicherung auf tägliche Sicherung zu verkürzen (dazu klicken Sie auf RoCas -> Optionen -> Datenbank und geben bei Intervall 1 ein). Im Bereich der Datensicherung haben wir nun alle Möglichkeiten ausgeschöpft, die Sicherung zu optimieren und sind auch bei der Sicherung großer Datenbanken zu sehr kurzen Backupzeiten gekommen. Weiteren Einfluss darauf haben die Schnelligkeit Ihres Rechners, die Datenverbindung zum Laufwerk und die Laufwerktechnik. Sollte Ihr PC nicht veraltet sein und dennoch die Sicherung länger benötigen, so wäre beispielsweise zu prüfen, ob das angeschlossene Laufwerk auch mit USB 3 (oder höher) angesprochen werden kann, bzw. ob eine SSD Festplatte eine lohnende Investition sein könnte. Auch gibt es erhebliche Qualitätsunterschiede in den USB Verbindungskabeln.
Es ist nun möglich, einen abweichenden Zahler zu definieren, dies stellt eine alternative Bearbeitungsmöglichkeit zum derzeitigen UVN dar, daher werden Anwender mit bestehender Installation gefragt, welcher Bearbeitungsstrategie sie nun folgen möchten. Bei Neuinstallationen ist die neue Anwendungsart voreingestellt.
Hier eine Entscheidungshilfe für Bestandsanwender:
Die Änderung "abweichender Zahler" hat den Vorteil, dass Kinder nun mit einer eigenen Patientenakte geführt werden können und als vollwertiger Patient angelegt werden. Dabei wird lediglich als Zahler diejenige Person gesetzt, die die Rechnungen zahlt. Der Zahler wiederum muss allerdings auch angelegt werden, selbst wenn er selber kein Patient ist, hier geht es in dem Fall aber nur um die Adressdaten für die Rechnung. In den Rechnungslisten des Zahlers, als auch beim Kind, sind diese Rechnungen einsehbar und beim Zahler gesondert farblich hervorgehoben und kursiv geschrieben, hierzu wurde ein neuer Reiter Zahler innerhalb des Patienteneditors eingefügt. Sie sehen also, ob es sich in der Liste um eigene Rechnungen oder die des Kindes handelt. Sollte sich die Zuordnung des Kindes zum Zahler ändern, so ist dies für zukünftige Rechnungen änderbar. Die Zuordnung kann gelöscht und eine neue Zuordnung erstellt werden. Zahlt das Kind irgendwann selbst die Rechnungen, wird lediglich die Zuordnung zum Zahler gelöscht.
Für Umsteiger bedeutet das, dass die Kinder nun als eigenständige Patienten angelegt und der Zahler zugeordnet werden muss.
Sollten Bestandsanwender die Frage, ob nun der abweichende Zahler angewendet werden soll, nach dem Update verneinen, so kann wie gewohnt mit dem UVN weitergearbeitet werden. Ein späterer Umstieg ist ebenso möglich, aber ein Mischen der Vorgehensweisen sollte nicht erfolgen.
Auf unserer Webseite haben wir ein Videotutorial hinterlegt, das die neue Bedienweise erläutert.
Nach dem Update erhalten Stammanwender dazu folgende Abfrage:
Falls Sie sich zuerst für das UVN Konzept entscheiden haben und Sie später noch wechseln möchten, ist dies möglich, indem Sie in RoCas->Optionen->Patienten anklicken und im nebenstehenden Dialog auf Auswahl ändern klicken.
Wenn Sie in diesem Dialog auf Auswahl ändern klicken, erhalten Sie den vorherigen Dialog UVN oder abweichender Zahler.
Ist das Zahler Konzept einmal gewählt, so kann dies nicht rückgängig gemacht werden.
Im neuen Reiter Zahler sehen Sie, welche Patienten (Kinder) dem Zahler (Elternteil) zugewiesen sind
Beim Kind sehen Sie im gleichen Reiter den Zahler:
Die Zuweisung Kind / Zahler ist wie gewohnt in den üblichen Bedienweisen umgesetzt. Sowohl die Auswahlliste, wie auch die Datenübergabe mit F5, als auch Drag&Drop können verwendet werden.
Die Auswahlliste, wie Sie sie aus der Rechnungserstellung kennen, hat die Ausnahme, dass Patienten, denen bereits ein Zahler zugeordnet wurde (Kinder), hier nicht erscheinen. Geben Sie wie gewohnt den Nachnamen ein, nach dem Sie suchen, ebenso kann die Patientennummer eingetragen werden.
Oder, ebenso wie gewohnt, die Datenübergabe mit F5. Wobei hier eine Abfrage erfolgt, wem Sie welche Relation zuordnen möchten. Öffnen Sie dazu die Patientenliste und drücken Sie nach Auswahl des gesuchten Patienten auf F5.
Auch die Bedienweise Drag&Drop ist umgesetzt. Sie können also mit der Maus das Kind in den Bereich Zahler eines anderen Patienten ziehen, ebenso ist der umgekehrte Weg implementiert, also den Zahler in den Bereich des Kindes ziehen.
Die jeweilige Zuordnung wird mit dem roten 
gelöscht.
Hierbei kommt es zu folgender Abfrage
Sobald die Zuordnung eines Zahlers erfolgt ist, werden Rechnungen beim Kind eingegeben. Die Rechnungshistorie ist sowohl beim Kind als auch beim Zahler einsehbar. Bei der Rechnungserstellung sehen Sie im Rechnungskopf die Anmerkung über den abweichenden Zahler in roter Schrift.
Innerhalb der Rechnungsdaten ist die Adresse des Zahlers hinterlegt und das Kind als Patient voreingestellt.
Die Diagnosen werden hier zum Kind erfasst, da das Kind nun eine eigene Kartei- und Diagnosenverwaltung hat.
Auf der Rechnung haben Sie dann im Adressfeld die Anschrift und den Namen des Zahlers und darunter die Diagnose, sowie den Namen des Kindes:
Die erstellte Rechnung können Sie nun beim Kind,
als auch beim Zahler einsehen.
Beim Zahler sind Rechnungen eines Kindes farblich hervorgehoben und kursiv geschrieben.
Auch wenn zuvor der andere Elternteil die Rechnungen bezahlt hat, bleibt dies übersichtlich:
In der Rechnungsliste wird explizit der abweichende Patient zur Rechnungsadresse hervorgehoben, ansonsten bleibt das Feld abw. Patient leer:
Die Schriftfarbe kann nun in allen Richeditoren der RoCas Heilpraxis frei gewählt werden, es können auch Werte für das Farbschema RGB eingetragen werden. Richeditoren finden Sie an allen Stellen der Software, die mit einem roten Stift 
die Bearbeitung von Text anbieten, z. B. im Bereich Optionen -> Praxis in dem Ihre Praxisdaten eingegeben werden. Hier kann diese Funktion z. B. dazu genutzt werden, die Schriftfarbe Ihrer Praxisdaten genau auf ein farbliches Praxislogo abzustimmen. Ebenso ist diese Einstellung nun in der Textverarbeitung im Bereich Korrespondenz verfügbar. Sie erreichen das Farbmenü über diesen Button 
mit Klick auf weitere Farben.
Sie haben nun die Möglichkeit unter RoCas->Optionen->Allgemein->Farben ein anderes Layout zu wählen.
Die Patienten - Auswahlfelder im Rechnungsmenü wurden um die Adressdaten erweitert:
Die Feldlänge Kennung beim Patienten wurde von zehn auf zwanzig Zeichen erhöht.
Die Schaltflächen Touchscreen und Bildschirmtastatur sind nun im neuem Reiter Ansicht.
Die Höhe der Reiter der Ribbonbar wurde beim Touchscreen-Modus optimiert.
Bereitstellung ADV Verträge für Update- & Supportvertragskunden.
Für die Speicherung der Exportdaten im Excel Format wird statt .XLSX nun .XSL verwendet.
Es ist nun nicht mehr möglich, eine Diagnose in einer Rechnung anzulegen, wenn kein Patient ausgewählt wurde.
Änderungen an vorhandenen Patientenbildern konnten nicht gespeichert werden.
Über den Patienteneditor angelegte Rezepte wurden erst nach erneutem Öffnen des Patienteneditors in dessen Rezeptliste angezeigt.
Fehler beim Wechsel in der Therapeutenliste beseitigt.
Abstand der Checkbox in PatientenEdit -> Person korrigiert.
Rechnung wurde als "gedruckt" geführt, wenn bei der Auswahl der Rechnungsvorlage "Abbrechen" ausgewählt wurde.
...dass Ihnen auch innerhalb der Suchfunktion die Tastaturshortcuts zur Verfügung stehen? Weiter erreichen Sie mit Enter und Zurück durch Enter+Strg.
...dass Ihnen Videotutorials auf unserer Internetseite zum abweichenden Zahler und auch zur DSGVO zur Verfügung stehen?
...dass wir in der Rubrik FAQ unserer Webseite einige Fragen, auch zur DSGVO beantwortet haben? Die FAQ dient damit als kleines Nachschlagewerk für häufig gestellte Fragen und wird ständig erweitert.