Obwohl auf jeder Rechnung diese Daten enthalten sind, sind wir der Meinung, dass die Patientendaten einem besonderen Schutz unterliegen. Reicht der Patient seine Rechnungen für die Steuererklärung ein, ist er selber Herr seiner Daten. Nicht so, bei der Steuerprüfung eines Heilpraktikers vor Ort. Wir haben den Export so erstellt, dass Sie in der Lage sind, bei jeder Tabelle und jedem Datenbankfeld zu entscheiden, ob es exportiert, oder mit Sonderzeichen gefüllt, übergeben wird. Eine einheitliche Regelung gibt es hierfür noch nicht, zumal der Heilpraktiker in der Schweigepflicht leider dem Arzt nicht gleichstellt wurde, aber auch hier sind die gesetzlichen Regelungen widersprüchlich. Siehe §203 (StGB) Schweigepflicht und § 102 Abs. 1 Nr. 3c Abgabenordnung. Die Finanzbehörden sind dagegen der Auffassung, dass die Einsichtnahme zulässig ist, soweit sie sich auf die Wiedergabe der finanziellen Beziehungen zwischen Arzt und Patient beschränken. Soweit hingegen aus den Unterlagen Diagnosen und Behandlungsmethoden des Arztes erkennbar sind, sei den Außenprüfern die Einsichtnahme verwehrt, es sei denn, die Unterlagen wurden anonymisiert. Inwieweit sich dies auf einen Heilpraktiker übertragen lässt, wurde nach unserem Kenntnisstand noch nicht geklärt. Allerdings gehören Patientendaten zu den besonderen Arten personenbezogener Daten, die auch durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geschützt sind. Besonders schützenswerte personenbezogene Daten unterliegen einer weit strengeren Regulierung und dürfen nur in den seltensten Fällen gespeichert oder verarbeitet werden. Hierunter fallen Informationen über die Gewerkschaftszugehörigkeit einer Person, deren religiöse, philosophische oder politische Orientierung, ihrer rassischen und ethnischen Herkunft, Daten über ihre physische und psychische Gesundheit, von ihr begangenen Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten sowie Angaben zur Sexualität (§ 3 Absatz 9 BDSG).
Ebenso ist es möglich, eine Jahresleistungsliste zu erzeugen um auszuwerten, welche Leitungen im ausgewählten Zeitraum abgerechnet wurden. Hierbei werden die erbrachten Leistungen nicht in Verbindung zum Patienten aufgeführt. Diese Liste könnte als Information herangezogen werden, ob Ihre Leistungen MwSt. befreit sind.

Wir wissen aus vielen Kundengesprächen, wie sehr einem Heilpraktiker die hochsensiblen Daten seiner Patienten am Herzen liegen und haben dies auf vielfachen Wunsch gerne flexibel umgesetzt, denn auch wir nehmen den Datenschutz sehr ernst.

Die RoCas Heilpraxis wurde von uns als Nachfolgeprojekt für die in die Jahre gekommene CTO Heilpraxis 2000 im Auftrag der CTO Software GmbH Aachen entwickelt. Seit 2012 konnte man das Programm als "CTO Heilpraxis" erwerben. 

Im Zuge der Neuausrichtung der CTO Software GmbH und der Konzentration auf die Kernkompetenzen Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung wurden alle Lizenz- und Nutzungsrechte an der CTO Heilpraxis an die RoCas GbR. übertragen.

Seit dem 2. Quartal 2015 übernimmt somit die RoCas GbR. den alleinigen Vertrieb und Support sowie die Weiterentwicklung der Heilpraxis.

Seit der Übernahme werden in sehr kurzen Zyklen funktionserweiternde Updates ausgeliefert. Eine Übersicht aller Änderungen können Sie unter Programmänderungen einsehen, auch die Hilfe wurde erweitert. Gerne nehmen wir Ideen unserer Kunden mit auf und setzen diese, wenn sie einen Vorteil für mehrere Kunden hat, oder einen sonstigen Mehrwert bringt, zeitnah um. Kunden, die einen Update- und Supportvertrag haben, stellen wir diese Updates kostenfrei zur Verfügung. Natürlich sind weitere Updates in Arbeit, die immer wieder Kundenwünsche beinhalten. Besonders zu erwähnen ist hier die Umsetzung der GoBD. Wir haben mit der Version 1.6 einen flexiblen Z3 Export implementiert, der Ihnen ermöglicht, Patientendaten (Diagnosen, Leistungstexte und Ziffern, etc.) zu anonymisieren, dies ist auf vielfachen Wunsch derart datenschutzfreundlich und flexibel umgesetzt worden. Im weiteren Verlauf haben wir die DSGVO möglichst nutzerfreundlich umgesetzt mit vielen Erleichterungen und Automatismen, denn der Datenschutz medizinischer Daten ist für jede Praxis essentiell, sollte aber dennoch nicht mehr Zeit erfordern als nötig.

Mit Version 1.6.1 haben wir einen automatischen Löschalgorithmus und eine Stammdatenauskunft für Patienten und Therapeuten eingeführt, die mit zwei Klicks erreichbar ist. Ebenso haben wir die Informationen für das Verfahrensverzeichnis und dessen weitere Inhalte in der Dokumentation bereitgestellt. Unsere Update- & Supportvertragskunden haben einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag erhalten. Weitere Hilfestellungen erhielten unsere Kunden durch den Support, bzw. über unseren kostenlosen Fachartikel.

Auch wurde das Zahlerkonzept wahlweise zum UVN umgesetzt und entsprechende Videos in den Bereich Tutorials hinterlegt.  Wir entwickeln dieses Produkt ständig weiter und legen viel Wert auf intuitive Bedienbarkeit, dabei vernachlässigen wir trotzdem Anwenderdokumentation nicht. Diese ist von Version 1.4 bis heute um mehr als 100 Seiten gewachsen, weil wir sehr tiefgründig erklären und auch viele Screenshots mit aufnehmen. Beliebt ist, neben unseren Videotutorials, auch die Druckversion unseres Handbuches im DIN A5 Taschenbuch-Format.

Mit Version 1.6.2 haben wir den Datenschutz weiter abgerundet und ihm einen eigenen Reiter im Patienteneditor spendiert. Hier können alle patientenspezifischen Datenschutzeingaben gemacht werden, auch mit einer Übersicht über geschlossene Verträge und dem Patientenpasswort für den DSGVO konformen Rechnungsversand per Mail. Ebenso wurde die Stammdateneingabe mittels eGK implementiert und ein Datenfilter für die Patientenliste programmiert, weitere Einzelheiten entnehmen Sie bitte der Online - Hilfe, hier werden alle Neuerungen erklärt.

Durch Version 1.6.3 wurden die beliebten Datenfilter auf weitere Tabellen erweitert und der EPC QR Code eingeführt, der überweisungsrelevante Daten als QR Barcode auf Rechnungen ausgibt um dem Patienten durch Banking Apps oder Überweisungsterminal der Bank die Sepa Überweisung zu erleichtern und Fehleingaben bei der IBAN zu unterbinden. Da bereits im Verwendungszweck die Rechnungsnummer hinterlegt ist, ist auch die Zuordnung der Zahlung für Sie einfacher. Diese Erweiterungen in der Heilpraxis wurden als Ergebnis unserer jährlichen Kundenumfrage in das Programm aufgenommen. 

In Version 1.6.4 sind weitere Erleichterungen, wie die schnelle Leistungseingabe durch Kopierfunktion, oder die Filterung doppelter bzw. ähnlich klingender Patienten bei der Eingabe umgesetzt, die verhindert, dass Patienten doppelt in die Datenbank eingetragen werden. Ebenso können ab dieser Version Zahlungen storniert werden und neben weiteren Neuerungen haben wir nun auch die Festschreibung (Versionierung) für die Patientenkartei eingeführt. Außerdem wurde der Datenfilter und die Datenübernahmefunktion auf den ICD 10 ausgeweitet.

Mit Version 1.6.5 haben wir die Bildverwaltung des Patienten erweitert, nun können auch PDF Dateien zum Patienten abgelegt werden. Neben dem nun druckbaren Abrechnungszeitraum haben wir auch die Farbauswahl für Zahlerrechnungen nun individuell gestaltet, heißt also, die Farbe in der solche Rechnungen für die Übersicht markiert werden, kann der Nutzer frei wählen. Außerdem haben wir einen Diagnosewarner implementiert, der dann aktiv wird, wenn Sie eine Rechnung völlig ohne Diagnose drucken möchten und Sie nach Klick auf "Diagnose nachtragen" in den Reiter Daten der Rechnung geleitet, wo dies eingetragen werden kann. Ebenso erhalten Sie nun eine Meldung falls, Sie die Patientenkartei ohne Speichern verlassen. Neben weiteren Erleichterungen haben wir nun auch gelöschte Rechnungen filter- und druckbar gemacht und natürlich auch die Hilfe erweitert.

Die Version 1.6.6 enthält eine Anlage zum Löschprotokoll, welches dem eigentlichen Löschprotokoll der Praxis beigelegt werden kann. Diese Anlage stellt übersichtlich die Ausführung des Löschalgorithmus dar, auch etwaige Störungen werden erfasst. Hier ist, neben den Löschfristen ablesbar, welche Löschfristen hinterlegt sind (diese ergeben sich aus GoBD resp. §146 AO, sowie dem Patientenrechtegesetz und der Möglichkeit individuelle Aufbewahrungsfristen zu hinterlegen). Darüber hinaus wurde auch der Import für den ICD 10 auf die Version 2020 gebracht und neben weiteren Erleichterungen, die sich unsere Kunden in der Umfrage gewünscht haben, haben wir intensiv an der Leistungsstatistik gearbeitet, um unseren datenschutzfreundlichen Z3 Export abzurunden, indem beim Export auf Diagnosen, Leistungstexte und Ziffern verzichtet wird und über die Leistungsstatistik einzeln die Rechnung auf das evtl. Fehlen der MwSt. geprüft werden kann, ohne dem Prüfer gleich die Diagnosen aller Patienten zu übergeben. Hier geht man dann in den Einzelfall hinein, der strittig sein könnte und nur diese Diagnosen, die zur Prüfung benötigt werden, werden auch prüfbar gemacht. 

Ab Version 1.6.7 verfügt die RoCas Heilpraxis in allen Richeditoren, wie der Korrespondenz, der Kartei, der Diagnose usw. über eine integrierte Rechtschreibprüfung. Nicht nur die typischen roten "Unterschlängelungen" sind enthalten, es kann auch ein eigenes Wörterbuch gepflegt werden, ganz so, wie Sie es evtl. aus anderen Textverarbeitungsprogrammen gewohnt sind. Neu hinzugekommen ist auch die mehrfach gewünschte Ärzteverwaltung. Nicht nur die Anlage z. B. der Mitbehandelnden Ärzte ist hierin möglich, sondern auch die Organisation des Datenaustausches für jeden Patienten kann eingegeben werden. 

Da unsere Regierung mit dem Konjunkturpaket sehr plötzlich die Mehrwertsteuer gesenkt hat, haben wir sehr schnell mit Version 1.6.8 reagiert und die Mehrwertsteuersätze zeilenweise mit dem Behandlungsdatum (Leistungsdatum) verknüpft. So müssen Sie nicht für verschiedene Sätze mehrere Rechnungen ausstellen. Auch haben wir die Kopierfunktion von Rechnungen so angepasst, dass Sie explizit nach dem Leistungsdatum der Positionen gefragt werden, was nicht nur in Hinblick der MwSt. hilfreich ist, denn das Kerngeschäft eines Heilpraktikers ist und bleibt natürlich MwSt. befreit. 

In diesem Update ganz aktuell unser Modul HP KOM zur Einhaltung der KassenSichV. Denn was vielen nicht bewusst ist, jedes Abrechnungssystem das Barzahlungen händeln kann, wird mit Einführung dieser Vorordnung zum Kassensystem. Deshalb haben wir uns entschieden, dies modular umzusetzen. Für diejenigen, die kein Bargeld annehmen und unser neues Update einspielen, das im Update-& Supportvertrag enthalten ist, sind alle Baroptionen in der Software entfernt und diese ist somit kein Kassensystem mehr. Für alle die Bargeld verbuchen möchten, gibt es die Erweiterung HP KOM mit TSE Anbindung.

Weitere Feinheiten zum Modul HP KOM zur Einhaltung der KassenSichV inkl. Barquittungen, Zahlungseingänge und TSE Angaben. Daneben auf vielfachen Wunsch in der Kundenumfrage eine filterbare Favoritenliste für alle GebüH Leistungen und alle eigenen Sammelleistungen, wie auch den zuvor eingeführten und sehr beliebten Beispielketten. Außerdem wurde an Filter in der Terminübersicht gearbeitet, jeder Therapeut kann nun einzeln angezeigt werden. Außerdem starke Erweiterung der PDF Optionen für den Export und den passwortgesicherten Mailversand z. B. für Rechnungen.

In diesem Update haben wir uns ganz auf die Rechnungseingabe konzentriert und hier Feinheiten gefunden, die einem den Alltag sehr erleichtern können. So kann ein versehentlich überschriebenes Rechnungsdatum in der Eingabemaske mit einem Klick korrigiert werden und man wird bei der Eingabe von unlogischen Behandlungsdaten gewarnt. Außerdem haben wir die Zahlart bei der Verbuchung von Eingängen deutlicher dargestellt. Dies waren teileweise Kundenwünsche aus dem täglichen Umgang mit der Software.

Version 1.7.3 steht im Zeichen besserer Bedienbarkeit und und mehr Komfort. So haben wir neben dem oben erwähnten auch den Import für den neuen ICD 10 Code ermöglicht und auch das Deaktivieren bzw. Löschen von Therapeuten implementiert. Beim Rechnungsstatus ging es in der Farbgebung vor allem darum, dass es egal auf welchem Bildschirm deutlich wird, welche Rechnung noch offen und welche im Zahlziel ist. Das ist mit grün und gelb gekennzeichnet, was je nach Darstellung zuvor farblich zu nah beieinander war.

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